10 Consejos para organizar un evento corporativo con éxito

Un evento corporativo puede ser la clave de tu éxito para dar a conocer tu empresa. Forma parte de las estrategias de marketing de las empresas y es una herramienta clave para las relaciones públicas de un negocio. Pero no se trata de celebrar una comida en un restaurante y ya está. Hay que ser comunicativo y seguir un par de consejos y trucos de éxito que te daremos a continuación. ¡Verás qué éxito!

10 consejos para que tu evento corporativo sea todo un éxito

En este tipo de eventos se incluyen los congresos, conferencias, ferias, talleres, team buildings, los cócteles, los brunch (son la única moda) e, incluso, las cenas de empresa. Estas son las claves que indican los profesionales.

1. Establece objetivos

Fíjate bien en lo que quieres lograr: fidelizar clientes, dar a conocer un producto, establecer relaciones con otras empresas o proveedores, conseguir inversores, cohesionar tu equipo, motivar al personal, etc. Así, concretarás el evento adecuado.

2. Cuidado con la fecha y la hora

Si se trata de una rueda de prensa, conferencia o encuentro con periodistas, te recomendamos que sea entre semana y, preferentemente, por la mañana. Así, tu evento tendrá mayor repercusión mediática.

Sin embargo, el lunes es el día menos indicado para un evento, ya que se suele reservar para planificar la semana. Te recomendamos que sea miércoles, jueves o viernes.

Pero si se trata de un cóctel de empresa, elige el fin de semana. Es recomendable que sea viernes, así las personas que pasen el fin de semana fuera, podrán acudir sin problemas.

Asegúrate de que la fecha elegida no coincida con ningún evento como un partido de fútbol, festivos nacionales o regionales u otros eventos del sector.

3. Conoce bien a tu público objetivo

Saber cuáles son sus preferencias te ayudarán a escoger el lugar, el tipo de evento, el menú, la decoración, etc. No es lo mismo si son proveedores, clientes, profesionales de sector, empleados… si puedes conocerles un poco más y saber sus preferencias de gastronomía o si tienen alguna alergia alimentaria, ¡mucho mejor! Tener un evento a su medida apelará a sus emociones y eso es positivo. Si no los conoces tanto, simplemente adáptate al perfil de los clientes.

4. Calcula el presupuesto

Ten en cuenta el margen de costes / beneficios. Una vez lo tengas, podrás decidir el alquiler del lugar, los materiales, el personal que participe, el catering… detállalo lo más que puedas, y por partidas. No te olvides de buscar patrocinadores para el evento.

5. Escoge el lugar adecuado

Como es la parte que mejor se puede adaptar al resto de los presupuestos, elígelo una vez tengas lo demás. Para decidirlo ten en cuenta el tipo de evento, cuántos serán los asistentes, los servicios técnicos o audiovisuales que necesitas, si quieres que sea con cocina propia o catering, la localización y accesibilidad, el aparcamiento, etc.

6. Solicita los permisos

Ahora que tienes el lugar, es posible que tengas que solicitar permisos, especialmente si se va a desarrollar en lugares públicos. Entonces tendrás que solicitar las licencias pertinentes al ayuntamiento.

7. Planifica el desarrollo del evento

Como ves, habrá mucho personal y tareas implicadas. Por eso sería bueno que llevaras una agenda donde se detalle cada fecha/día, la tarea y los responsables para ejecutarla. También te recomendamos que tengas preparadas alternativas (un «plan B») y detalles bien cuáles son las responsabilidades de cada miembro del personal.

8. Una buena estrategia de comunicación

Ten en cuenta que una buena difusión abarca el antes, el durante y el post evento. Para ello, también ten en cuenta los destinatarios a quienes se dirige el evento. Por ejemplo, quienes no utilizan redes sociales, sabrán mejor del evento por carteles, cuñas radiofónicas, anuncios en el periódico, etc. No olvides las newsletters y los emails. Si tienes página web, anúncialo lo antes posible. Así, los interesados podrán planificarse previamente.

Aunque no hay que negar que las redes sociales son clave, así como los hashtags en Twitter. Piensa que, aunque quizá el público clave al que quieres llegar no las utilice, quizá sí alguien que esté a su alrededor.

9. Define bien tu equipo organizador

Aunque ya deberías hacerlo en el momento que planificas tu agenda, si contratas personal específico solo para el día del evento o cambiarán las funciones de tu personal, has de establecer claramente las tareas de cada uno.

10. Las actuaciones post evento

En primer lugar, al acabar el evento es importante agradecer la asistencia de todos y, si es pertinente, comunicar las conclusiones y resultados. Pregunta también a los asistentes sobre sus impresiones, anímales a participar. Así, podrás también identificar los puntos débiles para decidir futuros eventos.

 

Si vas a llevar a cabo tu evento corporativo en Toledo, te queremos dar un último consejo: llévalo a cabo en Finca Las Nieves, ya que así tendrás incluidos varios puntos de estos consejos que te hemos dado. Su restaurante tiene opciones para todos los paladares, disponen de equipo audiovisual especial y todos los medios necesarios para eventos corporativos. ¡Y mucho éxito!